各位同学：

根据学校及学院相关规定，凡台湾研究院学生出国出境或参加线上涉外交流，均须按此说明办理申请手续，请各位同学遵照说明认真办理相关手续。未经批准擅自出国出境或参加线上涉外交流、未及时完成相关手续（含出访前后及取消行程等手续），属于违反外事纪律，学院将按有关规定给予处分，相关后果由学生本人承担。

【注意事项】

1.本说明中包含台湾研究院学生因公出国（境）、线上涉外交流申请说明。

2.申请人应完整阅读本说明。办理手续过程中如有问题，可先至本说明第三项“常见问题”查询解决方法。

3.申请人作为手续办理第一责任人，应注意各项手续办理时限，自行负责关注各项审批流程进展，确保实际出访前/线上涉外交流开始前各项申请流程均已审批结束，应办手续均已完成。

4.各项材料均有提供填写【样表】，请参考【样表】填写相应材料，详见文中或文末附件。

5.建议申请人在各项审批流程结束前，勿提前进行项目付费、购票等各项涉及费用事宜，以免实际未能成行而造成经济损失。

6.申请寒暑假期间或下一学期开学初1个月内因公出国出境/参加线上涉外交流，请在寒暑假开始前妥办相关手续，以免耽误行程。

7.本说明将根据学校及学院有关规定实时更新。未尽事宜，请联系外事秘书潘老师进行咨询。

办公地点：306办公室（工作日上午8:30-11:30  下午2:30-5:30）

办公电话：0592-2189780

一、因公出国（境）

*除旅游外，出国出境参加会议、赛事、交流项目、学位项目、访学、实习、自费留学等，均属于因公范畴。

一、准备阶段

【规划行程】（提前2个月及以上）

1.获取正式邀请函/录取通知书。

2.自行办理护照、通行证、签证/签注等。（注：赴台签注需在完成校内申请程序，获取上级部门赴台批件后方可办理；详见“厦门大学因公赴台湾申办流程https://ice.xmu.edu.cn/info/1065/1814.htm”）

3.确定出访日期、抵达国（境）内日期和具体行程。

- 出访日期、抵达国（境）内日期严禁超出邀请函给定期限范围，前后最多仅可超出1-2天作为合理行程时间；

- 填报申请材料时，出访日期一般应填写实际从国内城市出发的日期（不是抵达境外的日期），抵达国（境）内日期一般应填写实际抵达国内城市的日期（不是从境外出发的日期）。如出发或返回行程涉及在境内城市中转的情况，出访日期、抵达国（境）内日期应填写始发、终到日期，即前后日期应覆盖出访全程。出访日期、抵达国（境）内日期应以国内时间为准，涉及时差等情况时应特别注意。如不能确定如何填写，务必提前联系外事秘书潘老师咨询确认。

- 具体行程需包含去程、返程及全部中转城市；

- 出国（境）人员应当选择经济合理的路线，优先选择由我国境内航空公司运营的国际航线。出国（境）人员应当选择直达目的地国家（地区）的国内航空公司航班出入境，没有直达航班的，应当选择我国境内航空公司航班到达的最邻近目的地国家（地区）进行中转。不得以任何理由绕道旅行，或以过境名义变相增加出访国家和时间。因中转1次以上（不含1次）等特殊原因或按照经济适用原则确需选择非国内（境外）航空公司航班，以及因最临近目的地国家（地区）中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的，应当事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表.docx》（【样表】），并提供相关证明材料，经单位财务“一支笔”审核后，报国际合作与交流处/台港澳事务办公室和财务处审批同意。使用以竞争方式从校外取得的科研经费出差乘坐非国内（境外）航空的，只需填写《乘坐非国内航空公司航班情况说明表》，由经费负责人审批后即可报销；

- 除航司变更/取消航班、邀请方变更安排等特殊情况外，出访、返回日期和行程确定后不可变更；确需变更务必提前申请，严禁事后补报。

4.出访行程涉及财务报销（如公费参赛、学校资助访学、导师经费资助参会等），务必在准备阶段提前与学院财务老师确认是否可以报销及报销手续、报销期限等。

二、申请阶段

【因公出国（境）申请】（提前2个月及以上）

1.填写《因公出访事前公示表.docx》（【样表】），公示表（word格式）与正式邀请函/录取通知书发送给外事秘书潘老师；发送后一周内查收签字盖章版公示表扫描件。

2.认真阅读并填写 《出国（境）安全防范承诺书.docx》（【样表】），打印一式两份，学生本人签字后，请张文生副院长（院502）签字，之后到311办公室加盖学院公章，一份交至306办公室备案，另一份自行留存备用。

3.认真阅读并填写《厦门大学学生出国（境）交流同意书.doc》（【样表】），学生本人、监护人/家长签字留存备用。

*以上材料1-3（公示表、承诺书、同意书）中的出发、返回日期，必须与i厦大网上服务平台上填报日期完全一致。

4.登录教育部“平安留学”在线培训平台http://palx.cscse.edu.cn/完成注册，保存注册截图备用。

5.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，点击“服务查询”，搜索“学生出国（境）申请”，在办理入口处选择“学生因公出国申请”/“学生因公赴港澳申请”/“学生因公赴台申请”，完整填写表单信息并按要求上传材料后提交。（提前2个月及以上提交申请）

*流程表单中出发、返回日期必须与材料1-3（公示表、承诺书、同意书）完全一致；访问路线应与公示表中计划出访路线完全一致。

6.流程提交后，学生本人负责提醒辅导员、导师、教学秘书（流程到此节点时，学生本人需手动选择）完成线上审批；审批流程流向“国际处经办人审核”节点前，学生本人务必随时关注流程审批进度，如在某一审批节点停滞7日及以上，请联系外事秘书潘老师（306办公室）协助催办。

7.（仅因公赴台学生）“学生因公赴台申请”流程审批结束后，自行联系外事秘书潘老师（306办公室）办理赴台批件申请手续（详见“各类赴台校内OA申请材料及批件要求材料说明https://ice.xmu.edu.cn/info/1065/1816.htm”）。

【保留学籍】

（因公出国出境大于等于180天或因私出国出境大于等于30天，必须办理保留学籍），出境涉及学籍事宜请联系教学秘书陈老师（307公室）

（厦大平台流程申请中填写“实际出行日期”及预填写实际返回日期后，教务系统学籍将变更为“保留学籍”）

【党员因私出国（境）申请】（提前2周及以上在校信息门户网上提交申请https://i.xmu.edu.cn/EIP/onewebsitehande/toPersonalCenterPage.htm）（学生党员、学生预备党员出国出境均需填报），相关事宜如有疑问请联系党务秘书黄老师（308办公室）

三、出访阶段

【正常出访】

1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否出行”一栏选择“是”并填写“实际出行日期”+“实际返回日期”（先预填计划返回日期，否则页面无法保存，实际返回后再修改），之后保存流程（切勿直接办结），此流程应在结束出访返回后，按要求提交事后材料后办结。（实际出访后7日内完成）

2. 在外期间请务必确保人身安全，严格遵守外事纪律，妥善保管证件；未经批准不得擅自变更行程安排。

3. 如需报销，需注意保留报销材料，报销相关事宜请咨询财务老师。

4. 如遇特殊情况需申请变更行程（如变更返回日期、变更中转城市、改乘境外航空公司航班等），请务必提前与外事秘书潘老师联系报学校国际处/台港澳办审批，国际处/台港澳办严禁事后补报。

【取消出访】（确定取消出访即可办理此项，最晚在原定出访日期后7日内办理完成）

1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否出行”一栏选择“否”并直接办结此流程。

四、返回阶段

【提交事后材料】（入境后7日内完成）

1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方填写“实际返回日期”，并按要求（根据系统提示）上传以下材料：

1）出发日出境章、返回日入境章的中国边检盖戳页（如有快速通关、证件无边检盖章等特殊情况，可在微信/支付宝中搜索“移民局12367”小程序，实名注册后下载出入境记录页代替）；

2）交流成果报告（word格式，不少于300字，学生本人签名，应包含出访期间相关照片）；

3）成绩单/结业证书（仅参加交流项目学生提交，如暂未收到官方成绩单/结业证书，请与外事秘书潘老师联系说明情况，此项留空后补）。

2.填写《因公出国回访记录表（个人）.docx》（【样表】）或《因公赴台港澳回访记录表（个人）.docx》（【样表】），《因公事后公示.docx》，学生本人签字后纸质提交至306办公室，扫描上传系统。

二、线上涉外交流

*线上涉外交流指线上参加由境外院校、组织机构、个人等主办或承办的国际会议、两岸会议、国际赛事、两岸赛事、线上留学项目等。

一、 准备阶段

【准备材料】（提前2个月及以上）

1.获取正式邀请函/录取通知书。

2.如参加线上涉外会议，需准备会议基本情况介绍；另需认真阅读并填写《安全防范承诺书.docx》（ 【样表】），打印一式两份，学生本人签字后，请张文生副院长（院502）签字，之后到311办公室加盖学院公章，一份交至306办公室备案，另一份自行留存备用。

3.如参加各类涉台会议、交流等，请联系学校台港澳办（0592-2182311）咨询所需材料。

二、申请阶段

【线上涉外交流申请】（提前2个月及以上）

1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，点击“服务查询”，搜索“学生出国（境）申请”，在办理入口处选择“学生线上涉外交流申请”，完整填写表单信息并上传相应材料后提交。（提前2个月及以上提交申请）

2.流程提交后，学生本人提醒辅导员、导师（仅研究生）、教学秘书（流程到此节点时，学生本人需手动选择）完成线上审批；审批流程流向“国际处经办人审核”节点以前，务必随时关注流程审批进度，如在某一审批节点停滞7日及以上，请联系外事秘书潘老师（306办公室）协助催办。

三、结束阶段

【提交事后材料】（实际线上交流结束后7日内）

1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否参加交流”一栏选择“是”并填写“实际开始交流日期”、“实际结束交流日期”。

2.上传事后材料：

1）成绩单/结业证书等；

2）交流心得（长期交流不少于1000字，短期交流不少于300字）。

【取消线上交流】（确定取消线上交流即可办理此项，最晚在原定交流开始日期后7日内办理完成）

1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否参加交流”一栏选择“否”并直接办结此流程。

三、常见问题

1.我不确定自己的出国（境）行程属于因公还是因私范畴/参加的线上交流活动是否属于线上涉外交流范畴，怎么办？

答：提前咨询。请预留手续办理时间，及早向外事秘书潘老师（306办公室）咨询确认。

2.我在i厦大网上服务平台上提交申请时，距离实际因公出国（境）日期不足2个月/因私出国（境）日期不足2周/线上涉外交流开始日期不足2个月，怎么办？

答：即刻提交申请。各环节申请时限均根据学校国际处/台港澳办等有关部门要求设定。如遇申请时间不足的情况，务必尽快按要求提交申请并适时联系学院及相关部门经办老师完成审批，争取在实际出国出境/线上涉外交流开始前完成申请流程审批。如因申请人提交申请时间过晚超时导致超期，国际处/台港澳办将不予受理申请，后果由申请人自行承担。

3.申请因公出国（境）时，去程和返程路线都必须提前确定吗？

答：是的。根据《厦门大学因公临时出国（境）审批与管理办法（2021）厦大外2号》规定，“因公出访应严格按照批准方案出访。不得绕道，不得擅自改变出访路线、增加出访地点或延长出访时间”。所以申请人在申请时必须明确规划完整行程（去程、返程、中转地），并严格按照申报路线完成出访。申请因私出国（境）参照本条执行。

4.申请因公出国（境）时，实际出境、入境日期比申请时填报的日期提早或延后，可以吗？

答：不可以。根据《厦门大学因公临时出国（境）审批与管理办法（2021）厦大外2号》规定，“因公出访应严格按照批准方案出访。不得绕道，不得擅自改变出访路线、增加出访地点或延长出访时间”。所以申请人在填报申请时，应确认好出发日期、返回日期，实际出访时严格按照申请时填报的日期出行。申请因私出国（境）、参加线上涉外交流参照本条执行。

5.遇到特殊情况，确需申请变更行程怎么办？事后补报可以吗？

答：提前1个月申请，严禁事后补报。遇到特殊情况，拟申请提前/延后出发、提前/延期返回、变更路线（含中转地）等相关事宜，需提前至少一个月与外事秘书潘老师（306办公室）联系确认变更情况。确认可以申请变更后，申请人自拟一份变更情况说明（行程变更情况说明（模板）.docx）并附上相关证明材料，电子版提交至外事秘书潘老师（306办公室）处，通过学校OA系统请示报告流程进行申报，经国际处/台港澳办及相关部门批准后方可变更。如遇突发情况，拟申请变更行程时已不足1个月，务必第一时间与外事秘书潘老师（306办公室）联系，在实际行程发生变更前尽快提交申请。申请行程变更应秉持“有变即报、提前报批”的原则，学校国际处/台港澳办严禁事后补报。

其他类型变更申请（如住宿费超标、变更乘坐境外航空公司航班等）参照本条执行。

6.申请因公出国（境）时，乘坐境外航空公司航班必须申报吗？

答：不一定。只有出访行程涉及学院或学校经费报销，并且从境内城市出发或返回境内城市两段行程需乘坐境外航空公司航班时，需要特殊申报。申报方式为在i厦大服务平台上填写因公出国（境）申请时，“是否乘坐境外航空公司航班”一栏选择“是”，同时填写并上传《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表.docx》（附上国内航空公司的比价截图）（【样表】）；其他情况此项选“否”即可。

7.我在i厦大网上服务平台上的提交的申请流程流转至“导师”节点时，显示“【导师审核】环节无办理人员”，怎么办？

答：后台处理。尽快告知外事秘书潘老师（306办公室）协助联系系统工程师后台添加导师为此环节办理人员，后台处理完成后自行联系导师进行审批。

8.办理护照、通行证、签证/签注应向哪个部门咨询？

答：办理护照、港澳通行证及签注、台湾通行证及签注，应向厦门市公安局出入境管理局（地址：厦门市思明区镇海路64号之一）咨询。办理签证，应向该国驻华使领馆咨询。（注：赴台签注需在完成校内申请程序，获取上级部门赴台批件后办理完成）

9.办理签证等手续时，需由学院开具证明或提供材料（如学校事业单位法人证书），怎么办？

答：提前申请。如在办理签证等手续时，需由学院或学校开具证明或提供材料，请事先与外事秘书潘老师（306办公室）提前联系确认学院是否可以提供相关材料以及获取程序。一般开具证明或提供材料需要若干工作日进行申请（由学校其他部门提供材料一般需提前至少1周申请），务必在办理签证等手续前，提前咨询确认。

10.办理手续过程中遇到其他问题，如何处理？

答：如遇本说明未涉及问题，请务必在工作时间内联系相关老师协助处理。

附件样表：

1. 安全防范承诺书.docx

2. 因公出访事前公示表.docx

3. 乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表.docx

4. 厦门大学学生出国（境）交流同意书.doc 

5. 行程变更情况说明（模板）.docx

6. 因公出国回访记录表（个人）.docx

7. 因公赴台港澳回访记录表（个人）.docx

8. 因公出访事后公示表.docx

9. 申请人使用手册（学生）.docx