台湾研究院教职工出国出境、出入境证件办理、线上参加涉外会议手续说明-厦门大学台湾研究院

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台湾研究院教职工出国出境、出入境证件办理、线上参加涉外会议手续说明

时间：2025-06-24　浏览次数：

各位老师：

根据学校及学院相关规定，凡台湾研究院教职工出国出境或参加线上涉外交流，均须按此说明办理申请手续，请各位老师遵照说明认真办理相关手续。未经批准擅自出国出境或参加线上涉外会议、未及时完成相关手续（含出访前后及取消行程等手续），属于违反外事纪律，相关后果由教职工本人承担。

【注意事项】

1. 本说明中包含台湾研究院教职工因公出国（境）及证件办理、线上参加涉外会议申请说明。

2. 申请人应完整阅读本说明。办理手续过程中如有问题，可先至本说明第三项“常见问题”查询解决方法。

3. 申请人作为手续办理第一责任人，应注意各项手续办理时限，自行负责关注各项审批流程进展，确保实际出访前/参加线上涉外会议前各项申请流程均已审批结束，应办手续均已完成。

4. 各项材料均有提供填写【样表】，请参考【样表】填写相应材料，详见文末附件。

5. 建议申请人在各项审批流程结束前，勿提前进行项目付费、购票等各项涉及费用事宜，以免实际未能成行而造成经济损失。

6. 申请寒暑假期间或下一学期开学初1个月内因公出国出境或办理出入境证件，请在寒暑假开始前妥办相关手续，以免耽误行程。

7. 本说明将根据学校及学院有关规定实时更新。未尽事宜，请联系外事秘书潘婷婷老师进行咨询。

办公地点：306办公室（工作日上午8:30-11:30 下午2:30-5:30）

办公电话：0592-2189780

邮箱：pantene@xmu.edu.cn

一、因公出国（境）及证件办理

*出国出境参加会议、学术交流、访问、访学、调研、授课、参加赛事、培训等，均属于因公范畴。

2. 厦门大学出国（境）差旅费管理办法（厦大财2019-51号）.docx

3. 厦门大学学术假制度实施办法（2015年修订）.pdf

一、准备阶段

【规划行程】（提前2-3个月及以上，部分国家申请签证时间较长需提前3个月及以上申请）

1. 获取外方正式邀请函。

1）外方邀请函需有明确的出访目的，出访时间，停留期限和费用承担方法，邀请函需用邀请方的公函纸打印，并有邀请方的签字或盖章。

2）境内单位出具的邀请函不可用于因公出国（境）申请；如所参加活动由中外单位合办，需由外方出具邀请函。

3）（此项仅因公赴台办理）除邀请函外，申请人需提前联系台湾地区邀请方申请《台湾地区入出境许可证》（入台证），同时准备赴台申请套件。（部分材料需由台湾地区邀请方协助出具，详见“各类赴台校内OA申请材料及批件要求材料说明https://ice.xmu.edu.cn/info/1065/1816.htm”）

2. 确定出访日期、抵达国（境）内日期和具体行程。

1）出访日期、抵达国（境）内日期严禁超出邀请函给定期限范围，前后最多仅可超出1-2天作为合理行程时间。

2）填报申请材料时，出访日期一般应填写实际从国内城市出发的日期（不是抵达境外的日期），抵达国（境）内日期一般应填写实际抵达国内城市的日期（不是从境外出发的日期）。如出发或返回行程涉及在境内城市中转的情况，出访日期、抵达国（境）内日期应填写始发、终到日期，即前后日期应覆盖出访全程。出访日期、抵达国（境）内日期应以国内时间为准，涉及时差等情况时应特别注意。如不能确定如何填写，务必提前联系外事秘书咨询确认。

3）具体行程需包含去程、返程及全部中转城市。

4）出国（境）人员应当选择经济合理的路线，优先选择由我国境内航空公司运营的国际航线。出国（境）人员应当选择直达目的地国家（地区）的国内航空公司航班出入境，没有直达航班的，应当选择我国境内航空公司航班到达的最邻近目的地国家（地区）进行中转。不得以任何理由绕道旅行，或以过境名义变相增加出访国家和时间。因中转1次以上（不含1次）等特殊原因或按照经济适用原则确需选择非国内（境外）航空公司航班，以及因最临近目的地国家（地区）中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的，应当事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表.docx》（【样表】），并提供相关证明材料，经单位财务“一支笔”审核后，报国际合作与交流处/台港澳事务办公室和财务处审批同意。使用以竞争方式从校外取得的科研经费出差乘坐非国内（境外）航空的，只需填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地说明表.docx》（【样表】），由经费负责人审批后即可报销。

5）除航司变更/取消航班、邀请方变更安排等特殊情况外，出访、返回日期和行程确定后不可变更；确需变更务必提前申请，严禁事后补报。

3. 出访行程涉及财务报销请咨询财务秘书。

二、申请阶段

【因公出国（境）申请】（提前2-3个月及以上）

1. 填写《因公出访事前公示表.docx》（【样表】），公示表（word格式）、正式邀请函微信发送外事秘书；发送后一周内查收签字盖章版公示表扫描件。

2. 认真阅读并填写《出国（境）安全防范承诺书.docx》（【样表】），打印一式两份，教职工本人签字后（注意要填写日期），请张文生副院长签字并请办公室主任郑毅芳加盖学院公章，交至外事秘书备案，另一份自行留存备用。

*《因公出访事前公示表》和《出国（境）安全防范承诺书》的出发、返回日期，必须与OA系统启程日期、抵达国（境）内日期完全一致。

3. 登录新OA系统http://moa.xmu.edu.cn/，在右侧“常用表单-更多”中点击“出国/赴港澳”或“赴台申请”，完整填写表单信息并按要求上传材料，认真阅读证件办理等事项须知和承诺信息后提交外事秘书转办（提交时注意“即将流向”应选择“外事秘书”）。（提前2-3个月及以上提交OA申请，部分国家申请签证时间较长需提前3个月及以上申请）

（OA填报提交后，如需申请变更行程，请参考本条第四项【变更行程】办理变更手续）

- OA填报注意事项 -

1) 启程日期、抵达国（境）内日期：必须与公示表、承诺书上的日期完全一致。

2) 主要访问路线：应与公示表中计划出访路线完全一致。

3) 行程安排：出发日转机、中途转机、返回日转机请分行填写；不同国家或城市的出访内容请分行填写；若因转机需在机场酒店住宿一晚请备注清楚。

4) 证件类型：

- 因公证件：出访时间小于或等于3个月，必须选择“因公证件”，因公证件在OA流程审批结束后由国际处/台港澳办协助办理，详见下方“因公证件办理阶段”或OA“证件办理等事项须知”；

- 因私证件：出访时间大于3个月或出访人员为外国籍、台港澳居民、拥有出访国家（地区）永久居留证、退休人员、非在编人员等，选择“因私证件”，因私证件由申请人自行办理，详见下方“因私证件办理阶段”或OA“证件办理等事项须知”。

5) 经费来源：

- 涉及学院/学校经费报销：请提前与学院财务秘书确认后，填写经费来源、名称、卡号等。

- 不涉及学院/学校经费报销：按实际情况选填“自费”、“邀请方承担”、“CSC资助”等，经费名称、卡号可填写“无”。

6) 是否申请学术假：专任教师如需申请学术假，此项选“是”，OA填报完成提交后将弹出“学术假”申请表单，填写提交即可。“学术假”OA申请会先进入审批阶段，审批通过后出国（境）申请OA流程才会进入审批阶段。出国（境）访学及学术假流程可参考《国内外研修相关手续说明202411更新.pdf》，涉及此项有关问题，请咨询人事秘书林晓培老师。

7) 是否乘坐境外航空公司航班：如出访行程涉及此项情况，此项选择“是”并上传《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表.docx》（【样表】）或《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地说明表.docx》（【样表】），详见上方“准备阶段”中“第2项第④条”。

【党员出国（境）申请】（提前1周及以上）（中共党员、预备党员出国出境须额外填报此项）*注意：详细情况请联系党务秘书黄老师（308办公室）

三、因公证件办理阶段

（一）因公出国（护照+签证）

【因公护照】

1. 如申请人近年曾持因公护照出国，且本次出访前因公护照还有至少一年的有效期，待OA申请呈校领导审批同意后，国际处专办员将向厦门市外办直接申请领回申请人的因公护照，并通知办理签证手续（通知一般发送至申请人或外事秘书）。

2. 如申请人无因公护照/因公护照已过期/本次出访前因公护照有效期不足一年，则需办理新的因公护照。

申请人需在OA因公出国（境）申请提交后三日内，将以下材料发送至国际处专办员邮箱（按出访国家/地区选择专办员，详见下方国际处专办员联系方式：https://ice.xmu.edu.cn/gywm/lxwm.htm）：

①电子照片（正面白底彩照） ②身份证正面扫描件 ③身份证反面扫描件 ④户口本人页照片或扫描件。

*各项材料请原版扫描，不要放大或缩小，注意摆正不要歪，每个文件都要大于30K且小于1M。

待OA申请呈校领导审批同意后，国际处专办员会将申请材料报送厦门市外办。预计大概三个工作日后，专办员会通知出访人员到厦门市外办拍照并采集生物信息。请在收到通知后三个工作日内前往市外办拍照，建议工作日上午9-11点、下午3-5点前往。拍照后预计十个工作日后新的因公护照会办好，国际处专办员取回因公护照后再通知办理签证手续（通知一般发送至申请人或外事秘书）。若遇出国团组高峰期，市外办通知可能会有所推迟，敬请谅解。

【因公签证】

1. 办理时间：不同国家的签证办理时间不同。出访免签国家（如越南、新加坡）或一般需要办理签证的国家（如日本、韩国），请提前至少2个月申报OA。部分国家签证办理（如印度、美国、加拿大等）需要较长时间，请提前至少3个月申报OA，以便预留足够时间办理签证。

2. 签证材料：不同国家的签证材料要求不同。出访人员可查询厦门市外办网站“各国签证须知”http://fao.xm.gov.cn/wsbs/ygcg/sbqzxg/ggqzxz/提前了解（市外办网站上的签证材料清单可能更新不及时，仅供参考，实际材料清单以国际处通知为准）。待收到国际处专办员的具体通知后，再按通知的最新的签证材料要求提交纸质版和电子版签证材料。请在收到通知后五个工作日内将签证材料纸质版交给国际处专办员，签证材料电子版请打包压缩好发送至国际处专办员邮箱。

*常用签证材料模板：

1）【样表】签证材料-英文日程安排表.docx

2）【样表】签证材料-英文学院派遣函.docx

- 国际处专办员联系方式 -

国际处专办员办公室：颂恩楼806室传真：2180240

1. 阮艺莉老师（负责欧洲、非洲、南极洲的因公护照和签证手续）

电话：2181723 邮件：ylruan@xmu.edu.cn

2. 廖一明老师（负责亚洲免签国家的因公护照和签证手续）

电话：2182311 邮件：ymliao@xmu.edu.cn

3. 张百敏老师（负责亚洲非免签国家、美洲、大洋洲的因公护照和签证手续）

电话：2181579 邮件：zhangbm@xmu.edu.cn

【因公护照领取及缴费】

1. 因公护照领取：因公护照及签证妥办后，厦门市外办会寄送至国际处，国际处专办员再通知学院领取（一般通知申请人或外事秘书）。申请人领取因公护照时，需同时上交因私护照，由国际处专办员保管（严禁同时持因公护照和因私护照出访）。待出访返回后上交因公护照时，因私护照同时交还申请人。若无因私护照/因私护照已过期，请通过微信/支付宝搜索“移民局12367”小程序，实名注册后点击“证件查询”，完整截图查询结果，打印截图后本人签名及日期（年月日），领取因公护照时携带此截图上交国际处专办员。

2. 证件相关费用：办理及邮寄因公护照和签证的缴费通知，由市外办下发通知至国际处，收到国际处通知后请及时缴纳费用。一般市外办会隔一段时间统一发送一批缴费通知到学校国际处，所以申请人收到缴费通知的时间可能是出访前或返回后。缴费方式为银行转账，转账时请务必备注“单位+姓名+国家+费用说明”（如“厦门大学张三美国签证费”）。缴费后一段时间内，国际处专办员会发送市外办提供的缴费电子发票至申请人。如涉及学院/学校经费报销，证件相关费用也必须纳入出国（境）费用报销中，同一次出国（境）的所有相关费用必须一起报销，不可拆单，详询财务秘书。

（二）因公赴港澳（因公往来香港/澳门特别行政区通行证+签注）

1. 申请人需在OA因公出国（境）申请提交后三日内，将以下纸质版材料提交至台港澳事务办公室（颂恩楼806室）：

① 小二寸白底彩色近照3张（照片请务必用纸袋装好再提交，照片尺寸48*33mm，头部尺寸长28-33mm、宽21-24mm）

② 本人身份证正反面复印件1份（请原版复印，不要放大或缩小）

待OA申请呈校领导审批同意后，台港澳办专员将材料寄送至福建省台港澳事务办公室申请办理因公港澳通行证及签注，办理时间约两周。等台港澳办专员收到申请人的因公港澳通行证以后，将通知申请人或外事秘书领取。

（三）因公赴台（大陆居民往来台湾通行证+签注）

1. 申请人需在OA因公出国（境）申请提交后，同步将赴台批件套件（详见“各类赴台校内OA申请材料及批件要求材料说明https://ice.xmu.edu.cn/info/1065/1816.htm”）的纸质版提交至台港澳办专员办公室（颂恩楼806）。（跟随外单位组团赴台的师生请根据组团单位的指示办理证件）

2. 台港澳办专员将赴台批件套件材料邮寄至福建省台港澳事务办公室审批。福建省台港澳事务办公室审批结束并邮寄回赴台批件后，台港澳办专员将第一时间通知团组经办人领取。

3. 申请人拿到赴台批件后，请尽快至厦门市公安局出入境管理处（地址：厦门市思明区镇海路64号之一）办理大陆居民往来台湾通行证及应邀签注。

*附上《大陆居民往来台湾通行证及应邀签注办理程序.docx》供参考，如政策发生变化，请以厦门市公安局出入境管理处的说法为准。

四、出访阶段

【正常出访】（请严格按照OA申报行程出访）

1. 实际出入境时（尤其持因公护照/因公港澳通行证出访时），建议尽量选择人工通道（不要选择快速通关等），以便保留出入境记录（边检盖章）。

2. 在外期间请务必确保人身安全，严格遵守外事纪律，妥善保管证件；未经批准不得擅自变更行程安排。

3. 如需报销，需注意保留报销材料（登机牌、住宿水单+收据、其他票据、付款记录等）。

4. 如遇特殊情况需申请变更行程（如返回日期、中转城市、改乘境外航空公司航班等），请务必提前与外事秘书联系报学校国际处/台港澳办审批，国际处/台港澳办严禁事后补报。

5. （本条适用于出国出境访学及研修人员）出国（境）访学应严格按照批准方案出行（含路线、时间、研修地点等），不得绕道，不得擅自改变研修路线（如改变出国/回国日期，或中途回国等）、增加研修地点或延长研修时间。因特殊情况确需改变研修方案的，应事先报所在单位和人事处、国际处/台港澳办审批同意后方可变更。严控事后报批。使用学术假人员应利用较为集中的时间在外进行学术交流和合作科研，如确有需要中途回国，应提前报所在学院（单位）和学校审批同意，并控制次数和时长。研修结束后应按时回校。涉及此项有关问题，请咨询人事秘书林晓培老师。

【变更行程】（提前申请，严禁事后补报）

1. 出国/赴港澳变更行程：登录新OA系统http://moa.xmu.edu.cn/，在工作台左侧“流程管理”中找到已填报申请（标题一般为“台湾研究院XX赴XX的申请”），点击进入，在“出入境证明”子流程“申请变更行程”中填写变更原因、变更内容、相关证明后，即将流向选择“申请变更行程”后提交，经由“外事秘书审核-学院党政领导审批-外事秘书审核-国际处审批（个别情况还需财务处、人事处、校领导审批）”后方可变更。

2. 赴台变更行程：申请人自拟一份变更情况说明【样表】行程变更情况说明（模板）.docx并附上相关证明材料，电子版提交外事秘书，通过学校OA系统请示报告流程进行申报，经学校台港澳办及相关部门批准后方可变更。

【取消出访】（确定取消出访后必须办理此项，最晚在原定出访日期后7日内办理完成）

1. 申请人自拟一份《行程取消说明》（行程取消说明（模板）.docx）并手写签字（可插入电子签名），电子版通过微信或邮件发送外事秘书，1个工作日内可查收加盖学院公章扫描件；或携带纸质版《行程取消说明》至办公室主任处加盖学院公章。

2. 登录新OA系统http://moa.xmu.edu.cn/，在工作台左侧“流程管理”中找到已填报申请（标题一般为“台湾研究院XX赴XX的申请”），点击进入，“出入境证明”一栏中“实际是否出访”选“否”，并在其他各项中上传已盖章的《行程取消说明》，下拉页面至“流程处理”点击提交即可。（因公赴台取消：直接在“出入境证明”一栏各项中上传《行程取消说明》即可）

3. 中共党员/预备党员如已在i厦大网上服务平台填报“党员因私出国（境）申请”，请联系黄涛老师取消备案。

五、返回阶段

【OA上传出入境记录、事后材料】（入境后7日内完成）

1. 出国/赴港澳：

1）拍照或扫描以下材料：（出入境记录建议长期保存，以备查询或使用）

① 护照（或港澳通行证）首页（指包含本人照片的那页），需要上下两面的完整拍照或扫描。

② 外国签证（或赴港澳签注）页，需要上下两面的完整拍照或扫描。

③ 出发日出境章和返回日入境章的中国边检盖戳页，需要上下两面的完整拍照或扫描。

*如证件上无边检盖章（快速通关、刷证通关等），请通过微信/支付宝搜索“移民局12367”小程序，实名注册后点击“出入境记录查询”，导出查询报告代替。

2）填写《因公出访事后公示表.docx》（【样表】）

3）填写《因公出国回访记录表（个人）.docx》（【样表】）、《因公赴台港澳回访记录表（个人）.docx》（【样表】 ）、《因公出国回访记录表（团组）.docx》（【样表】）或《因公赴台港澳回访记录表（团组）.docx》（【样表】）

4）填写《出访成果反馈表.doc》（【样表】）

以上材料签字盖章扫描件后，登录新OA系统http://moa.xmu.edu.cn/，在工作台左侧“流程管理”中找到已填报申请（标题一般为“台湾研究院XX赴XX的申请”），点击进入，“出入境证明”一栏中“实际是否出访”选“是”，完整上传各项材料后提交外事秘书审核转办（页面中段可找到蓝色“提交”按钮）。

2. 赴台：

1）拍照或扫描以下材料：（出入境记录建议长期保存，以备查询或使用）

① 大陆居民往来台湾通行证（个人信息页）

② 出境记录、入境记录

2）填写《因公出访事后公示表.docx》（【样表】）

3）填写《因公赴台港澳回访记录表（个人）.docx》（【样表】）或《厦门大学因公赴台港澳回访记录表（团组）》

4）填写《应邀赴台交流项目情况统计表.xlsx》，电子版（excel格式）发送外事秘书。

5）自拟一份赴台总结（包括在台期间的活动情况，所接触到的人和事、合作交流进展情况，以及大家的感受和建议等，最好附上相应照片，格式不限），电子版提交至学校台港澳办专员廖一明老师邮箱ymliao@xmu.edu.cn，邮件主题注明“学院名/部门名+领队姓名等XX人+赴台总结”。

【证件归还】（归还前务必自行拍照留底）

1. 因公护照/因公港澳通行证：返回境内后，三日内请将因公证件上交国际处（如遇到假期，无法按时归还，请务必提前和专办员联系）。如出访前有上交因私护照，上交因公护照时可领回。

2. 因私护照/因私港澳通行证/台湾通行证：仅处级及以上干部必须遵照党委组织部规定，返回境内后十日内请将证件上交组织部保管；其余人员自行保管。

六、报销阶段

【财务报销】

联系外事秘书获取OA阅办单（外事秘书签字并加盖学院公章）以及行程变更OA请示报告（如有）。

二、线上参加涉外会议

*线上参加涉外会议指线上参加由境外院校、组织机构、个人等主办或承办的国际会议、两岸会议等。

一、准备阶段

【准备材料】（提前2周及以上）

1. 获取会议邀请函、会议中文及英文名称、会议基本情况和主办方介绍、参会主要人员名单等。

2. 认真阅读并填写《安全防范承诺书.docx》（【样表】），打印一式两份，教职工本人签字后（注意要填写日期），请张文生副院长签字并请办公室主任郑毅芳盖院长交由外事秘书，另一份自行留存备用。

二、申请阶段

【线上参加涉外会议申请】（提前2周及以上）

1. 登录新OA系统http://moa.xmu.edu.cn/，在右侧“常用表单-更多”中点击“其他流程”，找到“教职工线上参加涉外会议审批流程”，完整填写表单信息并上传相关材料，提交外事秘书转办。

【取消线上参会有关事项】（确定取消线上参会后必须办理此项，最晚在原定参会日期后7日内办理完成）

1. 确定取消线上参会后，请联系外事秘书取消备案。

三、常见问题

1. 我不确定自己的出国（境）行程属于因公还是因私范畴/参加的会议是否属于线上涉外会议范畴，怎么办？

答：提前咨询。请预留手续办理时间，及早向外事秘书咨询确认。

2. 我在OA系统上提交申请时，距离实际因公出国（境）日期不足2-3个月/因私出国（境）日期不足2周/线上涉外会议开始日期不足2周，怎么办？

答：即刻提交申请。各环节申请时限均根据学校国际处/台港澳办等有关部门要求设定。如遇申请时间不足的情况，请您尽快按要求提交申请，争取在实际出国出境/线上涉外会议开始前完成申请流程审批。如因申请人提交申请时间过晚超时导致超期，国际处/台港澳办将不予受理申请，后果由申请人自行承担。

3. 申请因公出国（境）时，去程和返程路线都必须提前确定吗？

答：是的。根据《厦门大学因公临时出国（境）审批与管理办法（2021）厦大外2号》规定，“因公出访应严格按照批准方案出访。不得绕道，不得擅自改变出访路线、增加出访地点或延长出访时间”。所以申请人在申请时必须明确规划完整行程（去程、返程、中转地），并严格按照申报路线完成出访。申请因私出国（境）参照本条执行。

4. 申请因公出国（境）时，实际出境、入境日期比申请时填报的日期提早或延后，可以吗？

答：不可以。根据《厦门大学因公临时出国（境）审批与管理办法（2021）厦大外2号》规定，“因公出访应严格按照批准方案出访。不得绕道，不得擅自改变出访路线、增加出访地点或延长出访时间”。所以申请人在填报申请时，应确认好出发日期、返回日期，实际出访时严格按照申请时填报的日期出行。申请因私出国（境）、线上参加涉外会议参照本条执行。

5. 遇到特殊情况，确需申请变更行程怎么办？事后补报可以吗？

答：提前申请，严禁事后补报。遇到特殊情况，拟申请提前/延后出发、提前/延期返回、变更路线（含中转地）等相关事宜，需提前联系外事秘书确认变更情况，按变更行程手续办理。申请行程变更应秉持“有变即报、提前报批”的原则，学校国际处/台港澳办严禁事后补报。

其他类型变更申请（如住宿费超标、变更乘坐境外航空公司航班等）参照本条执行。

6. 申请因公出国（境）时，乘坐境外航空公司航班必须申报吗？

答：不一定。只有出访行程涉及学院或学校经费报销，并且从境内城市出发或返回境内城市两段行程需乘坐境外航空公司航班时，需要特殊申报。例如出访行程为“厦门-北京-纽约-华盛顿-北京-厦门”，仅在“北京-纽约”和“华盛顿-北京”这两段航程选择乘坐境外航空公司航班时，需要申报。

7. 我申请因公出访XX国家（地区），因公行程开始前/期间/结束后，我顺便旅游/探亲等，可以吗？

答：不可以。因公出国（境）行程严禁与因私出国（境）行程混在一起，因公出访行程须严格按照事前申报行程进行。

8. 长期因公出访期间（如赴境外高校做访问学者），如需赴其他国家（地区）/其他城市进行因公事务（如参加学术会议），怎么办？

答：另行申请。长期因公出访期间，如因公务需要赴其他国家（地区）/其他城市，请按因公出国（境）流程另行申请。新申请同样需要正式邀请函，出访时间和行程按实际情况填写。

附件：各项材料填写样表（仅供参考，请按实际情况填报）

1. 因公出访事前公示表.docx